Paragraaf Bedrijfsvoering

Om ervoor te zorgen dat beleid goed en flexibel wordt uitgevoerd, is de invulling van onze bedrijfsvoering van groot belang. Wij zetten in op een  efficiënte, transparante en duurzame werkwijze die bijdraagt aan hoogwaardige dienstverlening en die aansluit bij onze strategische doelstellingen en maatschappelijke verantwoordelijkheden.

Werken bij Gemeente Kapelle betekent actief zijn in een kleine en levendige gemeente, waar de korte lijnen een persoonlijke en betrokken benadering mogelijk maken. De sterke betrokkenheid van inwoners creëert een hechte gemeenschap, waarin samenwerking met zowel collega's als inwoners centraal staat.

We dragen zorg voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Met die reden kent de gemeente een netwerkende en participerende rol. Daarom zijn we een benaderbare, betrokken en betrouwbare partner. Optimale en toegankelijke dienstverlening staat daarbij voorop.

We zetten in op een weerbare organisatie en toekomstbestendige organisatie. Dat betekent dat we werken vanuit de maatschappelijke opgaven, die steeds vaker domein overstijgend zijn. Dit vergt een meer strategische samenwerking in de regio en periodieke bijstelling van de ambities en concrete doelstellingen. We participeren daarom in relevante netwerksamenwerkingen, wat flexibiliteit, wendbaarheid en inzet van ons vraagt. Dit is ook van invloed op de samenstelling van onze ambtelijke organisatie. Veel medewerkers dragen direct of indirect bij aan één of meerdere maatschappelijke opgaven.

Personeel en organisatie
Binnen het krimpende financiële perspectief spelen we proactief in op de uitdagingen van de krappe arbeidsmarkt en richten ons op het aantrekken, behouden en ontwikkelen van talent.

Formatie en inhuur
De krapte op de arbeidsmarkt zorgt ervoor dat een deel van de vacatures lastig in te vullen is. We profileren ons als een organisatie met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, ontwikkelingsmogelijkheden, korte lijnen en veel ruimte en vertrouwen. Daarmee hopen we nieuwe medewerkers aan te trekken, het natuurlijke verloop van personeel laag te houden en medewerkers te binden aan onze organisatie. Recente ervaringen leren ons dat door het ruime aanbod op de arbeidsmarkt medewerkers eerder als voorheen van werkgever wisselen.

Nog steeds blijven er nieuwe taken op gemeenten afkomen. Uit oogpunt van kwaliteit, continuïteit en kosten geldt dat we structurele taken bij voorkeur structureel beleggen en dus opnemen in de vaste formatie. We ontkomen er echter niet aan om bij moeilijk vervulbare vacatures, tijdelijke knelpunten of specifieke deskundigheid capaciteit in te huren. De toenemende verantwoordelijkheden en taken brengen niet alleen extra werk met zich mee, maar vereisen ook dat we op de natuurlijke momenten opnieuw keuzes maken in de taakuitvoering. De voorgaande jaren is een structurele taakstelling ingevuld. Voor de komende jaren wordt de taakstelling getemporiseerd omdat een verdere inkrimping van de ambtelijke organisatie niet realistisch is. Wel verkennen we het toepassen van AI in gemeentelijke processen. Modernisering van de bedrijfsvoering kan bijdragen aan het verlagen van de werkdruk, het verbeteren van de veiligheid en kwaliteit of het (verder) beperken van de uitvoeringskosten.  

Het opnieuw prioriteren van de werkzaamheden kan betekenen dat we ambities temporiseren, andere prioriteiten stellen of minder participeren in regionale werkgroepen. Ook het meer gaan benutten van samenwerking in de regio kan bijdragen aan het verminderen van onze kwetsbaarheid, het verhogen van de kwaliteit of het beperken van onze inzet en kosten.  Daarnaast kan modernisering van de bedrijfsvoering, zoals automatisering of de inzet van technologie bijdragen aan meer effectieve of efficiënte werkprocessen. 

Verzuim
We zetten ons maximaal in om het verzuim terug te dringen en een gezonde en ondersteunende werkomgeving te creëren. Dit doen we door te investeren in een prettig werkklimaat, persoonlijke aandacht voor onze collega’s, gerichte ondersteuning bij gezondheidsproblemen en goede arbeidsvoorwaarden. Daarnaast blijven we actief in gesprek met medewerkers om signalen vroegtijdig op te vangen en passende maatregelen te treffen. Dat vraagt om maatwerk per medewerker.
Tegelijkertijd vragen de vele en uiteenlopende opgaven binnen de organisatie veel van onze medewerkers en staat dit soms onder druk door de beschikbare personele capaciteit. Daarom blijft er nadrukkelijk aandacht voor een goede balans tussen werkdruk, inzetbaarheid en herstel.

Opleidingen
We blijven investeren in het binden, boeien en behouden van onze medewerkers. Medewerkers die zich kunnen ontwikkelen, hebben meer plezier in hun werk en blijven langer bij dezelfde werkgever. Bij voorkeur in samenwerking met onze regionale partners investeren we daarom in scholing en ontwikkeling van talent, zodat er een natuurlijke doorstroming van medewerkers ontstaat en anticiperen we op toekomstige vacatures. Dit is extra belangrijk bij een gemeente zoals Kapelle, waarin we hoge eisen stellen aan de kwaliteit van de dienstverlening en medewerkers veel generieke kennis en vaardigheden nodig hebben.

Informatie en data
De gemeentelijke informatievoorziening ontwikkelt zich in hoog tempo en is onlosmakelijk verbonden met de verdere digitalisering, de toenemende eisen aan informatiebeheer en de verdere uitbouw van digitale dienstverlening. Ook de komst van nieuwe systemen en veranderende wet- en regelgeving stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit, beschikbaarheid, beveiliging en archivering van informatie.

Na de implementatie van Microsoft 365 als veilige werkplek, ligt in 2027 de nadruk op de verdere uitrol en het bestendig gebruik binnen de organisatie. Daarbij is het noodzakelijk dat informatie in deze omgeving archiefwaardig wordt ingericht en dat processen rondom digitale dossiervorming, opslag en gegevensbeheer structureel worden geborgd. Grip op informatie is daarbij essentieel om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, om informatie tijdig en vindbaar beschikbaar te houden en de betrouwbaarheid van besluitvorming en dienstverlening te ondersteunen.  Daarnaast wordt onderzocht welke oplossing het best past als opvolging van het huidige zaaksysteem.

Tegelijkertijd neemt de afhankelijkheid van digitale middelen en data verder toe. Uitval of verstoring van systemen kan direct gevolgen hebben voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Daarom blijft inzet op digitale weerbaarheid, informatiebeveiliging en zorgvuldig informatiebeheer van groot belang. Binnen de bestaande formatie wordt hieraan gewerkt, waarbij prioritering nodig blijft om de kwaliteit en continuïteit van de informatiehuishouding zo goed mogelijk te waarborgen.

Juridische zaken
Juridische zaken is verantwoordelijk voor de volgende processen: (onafhankelijk) juridisch advies, juridische control, behandelen van klachten, bezwaarschriften en (hoger) beroep, en implementatie van nieuwe wetgeving. Bij de besluitvorming is het steeds belangrijker dat belangen zorgvuldig worden gewogen, omdat het van groot belang is dat de overheid rechtmatig handelt. Daarnaast neemt het aantal bezwaren, verzoeken en juridische procedures vanuit de samenleving toe, waardoor steeds vaker een beroep gedaan wordt op onze juridische expertise.

Communicatie, dienstverlening en participatie
Steeds vaker pakt de samenleving zelf maatschappelijke vraagstukken op, soms uit zichzelf, maar ook gestimuleerd door de overheid. De rol van de lokale overheid verschuift hierdoor van organiseren naar faciliteren. Gemeente Kapelle is facilitator en aanjager van samenwerking. We zetten ons in voor transparante, toegankelijke en proactieve communicatie. En investeren in de manier waarop inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners kunnen meepraten, -denken en -doen. De drempel om het gemeentehuis binnen te stappen is laag en we staan klaar voor alle inwoners. Hier passen we onze middelen op aan.

Hierin zijn de vastgestelde communicatievisie en visie op dienstverlening leidend. Deze visies vormen de basis voor de verdere ontwikkeling en verbetering van onze communicatie en dienstverlening. De uitvoering hiervan vraagt extra inzet en aanpassingen van processen. Door de vele ontwikkelingen en beschikbare capaciteit is het onzeker op welke wijze en met welke snelheid we de uitvoering van de visies kunnen realiseren. Het blijft onze aandacht houden en voeren stap voor stap verbeteringen door.

Raad en college
In de begroting zijn de budgetten voor de raad, de griffie, college B&W, de rekenkamer en de accountant opgenomen.

Rechtmatigheid
Met de rechtsmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de naleving van (financiële) regels en afspraken, die relevant zijn voor het functioneren van de gemeente. In dit kader stelt de raad een verantwoordingsgrens vast. Dit is het percentage waarboven het college fouten en onduidelijkheden aan de raad rapporteert. Voor fouten en onduidelijkheden geldt dezelfde verantwoordingsgrens; deze worden afzonderlijk beoordeeld en niet bij elkaar opgeteld. Er geldt vanaf 2025 een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten, exclusief donaties aan de reserves. Als deze grens wordt gepasseerd, wordt het totaal aan afwijkingen toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

Doelmatigheid en doeltreffendheid
We hechten grote waarde aan het doelmatig en doeltreffend inzetten van onze middelen. Dit komt tot uiting in de wijze waarop we onze processen en prestaties continu monitoren en verbeteren. In het voorjaar van 2027 zal een nieuw doelmatigheidsonderzoek worden opgestart. Een afschrift van dit onderzoek zal, net als in 2026, worden toegezonden aan uw financiële commissie.